La regla de oro
Una sola agenda principal donde se ve a todos los médicos, y reglas escritas que cualquier persona de recepción pueda aplicar igual. Si cada médico lleva su propio calendario, los empalmes son cuestión de tiempo.
Esta guía se enfoca en la agenda. Para repartir el trabajo de recepción (quién contesta, quién confirma, quién prepara formatos) lee cómo organizar recepción cuando trabajan varios médicos.
1. Una agenda principal, una columna por médico
Recepción debe ver a todos los médicos en una misma vista del día, cada uno en su columna o color. Los médicos pueden ver su propia agenda en el celular, pero las citas se crean y cambian en un solo lugar.
2. Horario de cada médico por escrito
Días y horas de consulta, bloques de comida, días que no atiende y vacaciones. Cada cambio de horario se avisa a recepción con anticipación y se refleja en la agenda antes de ofrecer citas.
3. Duración por servicio, no por médico
| Servicio | Duración sugerida | Nota |
|---|---|---|
| Primera vez | 40 a 60 min | Incluye historia clínica |
| Seguimiento | 20 a 30 min | |
| Procedimiento | Según el procedimiento | Considera preparación y limpieza |
| Resultados | 15 min | Puede ser teleconsulta |
Con duraciones definidas, recepción ya no pregunta “¿cuánto tiempo le doy?” y la agenda deja de retrasarse a media tarde. Las duraciones son un ejemplo: cada especialidad define las suyas.
4. Si comparten consultorios, agenda también el espacio
Dos médicos pueden estar libres a las 5 de la tarde pero tener un solo consultorio disponible. Asigna cada médico a un consultorio por turno o registra el consultorio en cada cita.
5. Estados claros para cada cita
Solicitada, confirmada, reagendada, cancelada, llegó, no asistió. Así se distingue una solicitud de WhatsApp de una cita que el médico ya tiene. “Ya le contesté” no es lo mismo que “ya quedó”.
6. Reglas de reagenda y cancelación
- ¿Con cuánta anticipación se puede cambiar sin penalización?
- ¿Quién puede mover una cita de un médico a otro?
- ¿Qué pasa con el horario que se libera? Idealmente, se ofrece a la lista de espera.
- ¿Cuándo se marca “no asistió” y qué se le dice al paciente?
Ejemplo ficticio
Clínica con tres médicos: una médica general (lunes a viernes, 9 a 14 h), un pediatra (lunes, miércoles y viernes, 16 a 20 h) y una dermatóloga (martes y jueves, 10 a 18 h), con dos consultorios. Recepción ve las tres columnas. La dermatóloga usa el consultorio 2 siempre; los otros dos se alternan en el 1 porque no coinciden en horario. Las primeras visitas de pediatría duran 45 minutos y los seguimientos 20. Un paciente que cancela el martes a las 11 libera un espacio que se ofrece primero a quien está en la lista de espera de dermatología.
Cómo lo hace Kensa
En Kensa, cada médico y cada persona de recepción tiene su usuario y su rol. La agenda tiene vista de día, semana y mes, valida el horario al agendar y evita empalmes. Las solicitudes que llegan por WhatsApp esperan en “Por confirmar” hasta que recepción las revisa, y si alguien cancela, Kensa te ofrece cubrir el horario con tu lista de espera.