Esta guía propone un cambio controlado. No describe una función de importación automática de Kensa ni garantiza que cualquier sistema pueda recibir tus archivos.
Decide qué problema quieres resolver
Escribe el motivo del cambio antes de evaluar herramientas. Por ejemplo: “dos personas actualizan versiones diferentes” o “las solicitudes del chat no llegan a la agenda”.
Una descripción concreta ayuda a probar el sistema. “Queremos digitalizarnos” es demasiado amplio para decidir si el nuevo flujo funciona.
Ordena el archivo de origen
Revisa fechas, horas, duración y estados. Localiza duplicados y define qué significa pendiente, confirmada, cancelada y reagendada.
No cambies información clínica ni borres registros solo para que el archivo se vea limpio. El responsable de la clínica debe establecer conservación, acceso y tratamiento de los documentos.
Confirma cómo se transferirá la información
Pregunta al proveedor qué puede importar, qué campos admite y quién hará la revisión. Distingue la agenda futura del archivo histórico y de los documentos clínicos.
Si no existe importación, evalúa una captura manual controlada para las citas próximas. Que un producto tenga agenda no demuestra que pueda importar un Excel o integrarse con otro sistema.
Prueba con datos ficticios
Crea una visita de primera vez, una cita de seguimiento, una cancelación y una solicitud de cambio. Usa nombres y contactos ficticios, sin expedientes ni documentos reales.
Pide a recepción que siga el recorrido completo. Anota dónde necesita ayuda y qué información no encuentra.
Define una fecha de corte
Decide desde cuándo se registrarán las nuevas citas en el sistema elegido. Durante la transición, deja claro cuál es la fuente principal y quién puede modificarla.
Mantener dos agendas activas sin una regla aumenta la posibilidad de versiones incompatibles. Si necesitas un periodo de comparación, define su duración y responsable antes de comenzar.
Revisa el primer día de uso
Compara las citas próximas y los pendientes. Comprueba que cada profesional y recepción conocen su función y que existe un procedimiento para un cambio de último momento.
Registra los problemas antes de decidir que todo se resolvió o que la herramienta no sirve. A veces el fallo está en una regla que nadie acordó.
| Pregunta | Evidencia que conviene pedir |
|---|---|
| ¿Qué información se transfiere? | Lista de campos y muestra revisada |
| ¿Qué no se transfiere? | Exclusiones explícitas |
| ¿Quién valida? | Responsable y fecha |
| ¿Qué pasa con el histórico? | Procedimiento de acceso y conservación |
| ¿Qué hará recepción si hay un problema? | Contacto y ruta de contingencia |
Si todavía no necesitas cambiar de herramienta
Puedes empezar mejorando el proceso actual. Kensa publica una agenda de Excel gratuita y una checklist de recepción que pueden usarse independientemente del producto. (Agenda Excel, checklist)
Si lo que necesitas es conectar agenda, conversaciones y formatos, pide una demostración del recorrido completo. La propuesta de Kensa incluye esos pasos, pero la transferencia de tu información y cualquier integración deben confirmarse de forma específica. (Cómo funciona)
Solicitar una demo con datos de ejemplo. No envíes tu agenda con datos de pacientes por un formulario comercial.
Consulta el recorrido de recepción para consultorios médicos.