Respuesta corta
Sí. La NOM-004 reconoce documentos electrónicos y firma electrónica o digital. La NOM-024 fija cómo deben funcionar los sistemas de registro electrónico para la salud. Lo que importa es poder demostrar quién escribió cada nota, cuándo, y que nadie la cambió después.
Muchos médicos siguen imprimiendo “por si acaso”. La duda es razonable: un PDF se edita en segundos y una nota en un procesador de textos no deja rastro. Pero la norma no exige papel. Exige que el expediente esté completo, sea confidencial, se conserve y se pueda atribuir a quien lo elaboró. Esta guía resume la norma para organizar el trabajo del consultorio. No es asesoría legal ni sustituye la lectura del texto oficial.
Qué dice la NOM-004 sobre el formato digital
La NOM-004-SSA3-2012 define el expediente clínico como un conjunto de documentos que pueden ser “escritos, gráficos, imagenológicos, electrónicos, magnéticos, electromagnéticos, ópticos, magneto-ópticos y de cualquier otra índole”. Y al pedir la firma de cada nota (apartado 5.10) acepta la firma “autógrafa, electrónica o digital”.
Es decir: un expediente en una computadora o en la nube es un expediente clínico. Debe cumplir los mismos requisitos de contenido que uno en papel. Los repasamos en la NOM-004 explicada.
Qué es la NOM-024
La NOM-024-SSA3-2012 regula los Sistemas de Información de Registro Electrónico para la Salud (SIRES): el software que guarda e intercambia información clínica. Pide, entre otras cosas:
- Identificar de forma única a cada paciente y a cada profesional que registra información.
- Controlar el acceso por perfiles y registrar quién consulta o modifica cada registro.
- Conservar la integridad de la información: lo firmado no se altera sin dejar evidencia.
- Usar catálogos y estándares comunes (por ejemplo, para diagnósticos) que permitan intercambiar información entre sistemas.
- Proteger la confidencialidad con medidas de seguridad técnicas.
¿El software tiene que estar certificado?
La Dirección General de Información en Salud (DGIS) evalúa la conformidad de los SIRES con la NOM-024 y publica qué sistemas la tienen. La certificación es importante sobre todo para instituciones que intercambian información con el Sistema Nacional de Salud, y algunos proveedores la usan como sello de confianza.
Para un consultorio privado, lo práctico es:
Pregunta a tu proveedor, a cualquiera, incluido Kensa, si su sistema tiene certificación NOM-024 vigente y pide la constancia.
Si no la tiene, pide que te muestre cómo cumple lo esencial: usuarios únicos, bitácora de accesos, notas firmadas que no se editan y respaldos.
Confirma en el sitio de la DGIS el estado de la certificación que te muestren.
Revisa con tu asesor si tu operación (por ejemplo, convenios con aseguradoras o instituciones) exige un sistema certificado.
Lo que hace que un expediente digital se sostenga
| Requisito | En papel | En digital |
|---|---|---|
| Autoría | Nombre completo y firma autógrafa | Usuario único por persona y firma ligada al profesional |
| Fecha y hora | Escrita a mano | Registrada por el sistema al guardar y al firmar |
| Sin alteraciones | Sin tachaduras ni enmendaduras | Nota firmada bloqueada; correcciones como nota nueva |
| Confidencialidad | Archivero con llave | Permisos por rol, historial de accesos, cifrado |
| Conservación | Archivo físico 5 años | Respaldos y exportación en formato legible (PDF) |
Riesgos comunes al digitalizar
- Cuentas compartidas. Si toda la recepción entra con el mismo usuario, no hay forma de saber quién hizo qué.
- PDF editables. Un PDF firmado con una imagen de rúbrica no demuestra que el contenido no cambió.
- Expedientes en WhatsApp o correo. Sirven para coordinar, no como archivo clínico.
- Sin salida. Si el sistema no exporta tus expedientes completos, dependes de él para cumplir los 5 años de conservación.
Antes de contratar, usa nuestra guía software médico en la nube: qué pedir antes de subir datos de pacientes.
Cómo lo resuelve Kensa
En Kensa cada persona entra con su usuario y su rol, y solo firman los profesionales cuya cédula verificó un administrador. Al firmar y bloquear la visita, nada se puede editar; una aclaración se agrega como nota posterior firmada. Cada expediente bloqueado lleva una huella SHA-256 que permite comprobar que un PDF coincide con el original, y el historial registra quién vio o descargó cada documento.
Es un expediente sellado y comprobable, no un sello de tiempo certificado por un tercero. Si tu operación necesita certificación NOM-024, pregúntanos por su estado en la demo y pide la constancia por escrito.